GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done

Ett av de bästa sätten att lära sig GTD är att få riktigt bra koll på de olika orden och begreppen som finns i metodiken. Så här kommer den mest faktaspäckade artikeln i serien om Getting Things Done, en ordlista som förklarar det viktigaste.

Det här är den fjärde artikeln i artikelserien om GTD. Bara för att påminna dig, själva syftet med GTD är:

• Att kunna göra mycket goda val över vad du ska lägga din tid på, både på jobbet och privat.
• När du går hem för veckan så ska du ha en starkare känsla av att du har gjort rätt saker och nu verkligen kan slappna av.
• Att frigöra tankekraft från att komma ihåg vad du ska göra och istället lägga den på att komma på kreativa idéer och att faktiskt göra saker
• Att tvinga dig själv att kontinuerligt tänka igenom vad som egentligen är viktigt i ditt liv, både på jobbet och privat.
• Att helt enkelt må bättre.

GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done

Att lära sig alla delar i boken GTD tar en bra stund, jag tänker spara dig lite tid och förklara grunderna i GTD genom att gå igenom viktigaste orden och begreppen. Några av de här kommer jag gå igenom närmare i artiklar längre fram i artikelserien.

För att vara extra tydlig har jag valt att inte hitta på översättningar till svenska för alla begrepp.

• Action item:
  En sak som kan göras. Saken kan göras i ett steg.
  En action item ska börja med ett verb, t.ex. ”Fråga Hannah om X är klart”.
• Projekt:
  En sak som ska göras. Saken kräver två eller flera steg. T.ex. “Köp ny lägenhet”.
  Varje projekt ska ha 1) ett mål definierat i form av en successful outcome (se nedan) och 2) minst en next action.
• Next action:
  Nästa action item som ska göras i ett projekt.
  Alltså den nästa sak som ska göras för att flytta ett projekt framåt mot målet.
• Context:
  Det du behöver för att kunna göra en action item.
  Det kan vara t.ex. din mobiltelefon, dator, chef eller din livspartner.
• Inkorg
  I din inkorg hamnar saker som du ännu inte läst. När du läst något från inkorgen får du inte lägga tillbaka det. Du istället måste bestämma om du göra saken (gör om de tar mindre än 2 minuter), om du ska göra saken senare, läsa saken, delegera saken eller slänga saken. Det finns inga andra alternativ.
• Daily review:
  Varje morgon gå igenom alla inkorgar och för varje sak i dem bestämma om du göra den (gör om de tar mindre än 2 minuter), om du ska göra saken senare, läsa saken, delegera saken eller slänga saken. Det finns inga andra alternativ.
• Weekly review:
  En gång i veckan går du igenom alla projekt som är igång, allt du väntar på och alla dina kreativa idéer du tänkt att du någon gång ska ta tag i. Du lägger in nya action items i dina projekt. Du bestämmer alltså vad nästa vecka ska handla om. Weekly review är extremt viktig för att få GTD att fungera. Weekly review är inte en valbar del i GTD.
  Det kommer en hel artikel om wekly review längre fram.
• Kalender:
  En plats där du enbart sparar saker som är relevanta för den specifika dagen, till exempel möten och satta deadlines. Men inget annat. Att skriva in ”kl 10-12, Gör klart avtalet för kund X” är snarast anti-GTD. Det eftersom du när som helst kan bli avbruten och då är hela din planering spräckt. Att planera in “kl 10-12, jobba efter mina listor” är GTD.
• Successful outcome:
  Av samma anledning som golfproffsen visualiserar hur bollen går i hålet så hjälper det dig enormt att veta och känna vad dina projekt, stora som små, har för mål. Se framför dig förstasidan på Dagens Industri när projektet blir wild success.
• Väntar på
  ”Väntar på” är en context. Det kan tyckas konstigt i början, för det är ju inte en plats eller fysisk sak. Men vad det betyder är att du inte kan göra något annat åt den här saken än att påminna personen som ska göra den.
  Varje gång du gör din weekly review så skickar du ut ett antal påminnelser till folk om att göra saker de inte gjort än. När du i och med GTD höjer kraven på dig själv inser du snart att du också har höjt kraven på andra.
• Someday/maybe
  “Someday/maybe” är en context du sätter på en action item eller ett projekt som du medvetet väljer att inte göra nu. Till exempel för att du inte har tid.
  Under varje weekly review går du igenom alla someday/maybe och bestämmer om du ska aktivera dem eller låta dem vila en vecka till.
  Jag har flera olika someday/maybelistor. En heter t.ex. ”framtida företagsidéer” och det är en av absoluta mina favoritlistor.
• Psychic RAM
  Mängden information du kan hålla i huvudet. Högst troligt har du mer saker igång i ditt liv än du kan hålla i ditt psychic RAM. Därför behöver du någon form av system för att hålla i det åt dig så att du kan använda din hjärna till att vara kreativ och att göra saker istället för att bara försöka komma ihåg allt du ska/kan/borde/vill göra.
• Stuff
  ”Stuff” är det där jobbiga, luddiga som gnager på dig och gör dig stressad. Strikt sagt så är ”stuff” alla saker som du gjort en commitment till men ännu inte bestämt successful outcome för eller definierat en next action för. Mycket stuff i din hjärna gör dig mer stressad. Därav att du ska ha ett, pålitligt system.

Min utbyggnad av GTD

Jag tycker att GTD är fantastisk och jag vill poängtera jag gör två saker som frångår GTD-metoden. Välj själv om du vill använda mina förändringar, men kom ihåg att de inte är strikt GTD.

1. Prioritering i förväg
   Jag ordnar mina listor efter prioritetsordning i förväg. Jag har väldigt många projekt pågående samtidigt, därför hjälper det mig enormt att prioritera action items och projekt mot varandra under min weekly review, istället för att göra det varje gång när jag ska göra något.
2. Inga papper
   Jag har nästan inga fysiska papper alls i mitt liv, därför har jag inget behov av saker som t.ex. 43 folders. Men om du har väldigt mycket papper i ditt liv rekommenderar jag dig att kika närmare på det.

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den fjärde artikeln i intensivkursen i GTD. Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. -> GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvaror för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Författaren

Fritjof Andersson

Medgrundare till SocialBusiness.se och redaktör för de flesta artiklarna. Driver bland annat Rerav.com, ett kundtjänstsystem för Facebook Pages.