avatar

GTD: Kom igång med Getting Things Done

2011-12-08, Av: Fritjof Andersson 17 kommentarer

”Ok, VAR börjar man? Jag blir helt förvirrad av alla mallar och bra tips! Vilket är steg 1a?”. Det är var vad min vän Heidi skrev strax efter hon börjat kika på GTD.

Heidi, och alla ni andra som känner igen hur hon känner sig, här kommer svaret.


“Stuff”: anything you have allowed into your psychological or physical world for which you haven’t yet determined the desired outcome and the next action step. – David Allen

Du har en massa saker (stuff) i huvudet som gnager på dig, de här sakerna har du inte hela tiden stenkoll på och det gör dig troligtvis stressad.

För att bli av med känslan “jag måste försöka minnas allt jag ska göra” behöver du ha allt du ska göra i ett, pålitligt system.

Varje ord där är viktigt: Ett. Pålitligt. System.

  • Ett: eftersom du ska vara trygg med att allt finns på ett och samma ställe.
  • Pålitligt: eftersom du inte ska behöva tvivla på om du ska göra något annat också.
  • System: eftersom om du har ett jobb där du är i flera olika, utmanande projekt så räcker det inte med en vanlig att göralista.

För att få ett, pålitligt system behöver du göra två saker:

1. Samla ihop allt som gnager på dig. Verkligen allt.

Det första steget för dig är att samla ihop allt du har att göra i en hög. Precis allt. Allt du har sagt att du ska göra. Allt du tänker att du ska göra. Allt du skulle vilja göra. Allt.

Börja med ditt fysiska kontor. Lägg allt i en hög. Alla papper som innehåller något du ska göra. Allt du ska läsa. Skriv ner allt du har i huvudet som du ska, borde eller vill göra. Allt du väntar på från någon. En sak per lapp.

Det här kommer att ta många timmar, kanske en hel dag. Kanske två. Det är viktigt att du får ner allt i högen. Avsätt gärna en helgdag till det här så att du inte blir störd.

Det du har nu är, kanske för första gången i ditt liv, en komplett inkorg. En inkorg som innehåller allt som du känner att du har gjort en mental commitment till men inte gjort klart. Den högen är vad som ligger och skräpar i ditt huvud.

2. Gå igenom högen

Nu plockar du upp den översta saken i högen du har skapat, din inkorg. Du får inte lägga tillbaka den. Det är svårt, jag vet. Du måste istället bestämma om det här är:

  1. Något du ska göra
  2. Något du ska läsa
  3. Något du ska delegera
  4. Något du ska slänga

Om det är något du ska göra ska du bestämma:

  1. Är det här något som kan göras i ett steg?  – Då är det en action
    T.ex. ringa någon du har numret till
  2. Är det här något som måste göras i två eller flera steg? – Då är det ett projekt
    T.ex. ringa någon som du först måste leta upp numret till

Ett projekt byggs upp av flera actions. För varje projekt, tänk ut hur att lyckas totalt med det ser ut – det är ditt projektmål. Definiera också minst en next action – alltså vad är nästa faktiska, fysiska steg för att komma närmare målet. Det kommer en hel artikel om projekt, du kommer att få mer kött på benen då.

För varje action, skriv ned den kontext som krävs för att du ska kunna göra den. Det kan vara till exempel din dator, din mobil, din chef eller din livspartner. Det kommer en hel artikel om bara kontexter längre fram, så du kommer att lära dig mer om det senare också.

Fortsätt till inkorgen är tom. På riktigt tom. Det betyder inte att du har gjort allt, det betyder att du bestämt dig för om du ska göra det eller inte – och det är något helt annat.

Email

Det kom en bra fråga från Tommy Sollén i kommentarerna, så jag lägger till ett par paragrafer om email. I det här läget ska du göra samma sak med dina inkorgar för email. Det finns en sak som kommer att finnas i din emailinkorg som inte finns i den superinkorgen som du just skapat på golvet på ditt kontor: saker du ska spara/arkivera.

Skapa en mapp som heter “Att göra” en som heter “Att läsa” och en som heter “Arkiv”. Under arkiv kan du ha undermappar om du vill, men kör du Mac så har du egentligen ingen reell nytta av det. Nu, gå igenom hela din inkorg tills den är tom.

Det kan kännas lite magiskt när du når fram.

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den tredje artikeln i den här artikelserien, det är också den mest krävande. Klarar du av det som står här i klarar du allt annat. Tro mig.

Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

    1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
    2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
    3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
    4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
    5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
    6. GTD: Appar och andra mjukvara för Getting Things Done
    7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
    8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
    9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
    10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
    11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
    12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
    13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

      Författaren

      avatar
      Fritjof Andersson

      Medgrundare till SocialBusiness.se och redaktör för de flesta artiklarna. Driver bland annat Rerav.com, ett kundtjänstsystem för Facebook Pages.

      Dela p Facebook!    Dela p Twitter!   Maila!  

      17 kommentarer »

      • avatar
        GTD: 6 argument mot Getting Things Done | Sociala medier för beslutsfattare sa:

        [...] GTD: Kom igång med Getting Things Done [...]

        2011-12-08, klockan 10:37
      • avatar
        GTD: Intensivkurs i Getting Things Done | Sociala medier för beslutsfattare sa:

        [...] GTD: Kom igång med Getting Things Done [...]

        2011-12-08, klockan 10:38
      • avatar
        Tommy Sollén sa:

        Jättebra Fritjof! Den här artikelserien kommer gå till historien inom svenska bloggosfären och GTD-bubblan!

        Frågor: hur ska man i det här ihopsamlingssteget hantera sin emailinkorg som kan ha hundratals email? Dessutom en privat emailinkorg.

        Ska man redan här i gå-igenom-högen-processen börja skilja på privat och jobb?

        2011-12-08, klockan 15:39
      • avatar
        @Fritjof sa:

        Hallå Tommy!
        Tack, grymt kul att höra att du gillar den så, det värmer :)

        Emailinkorgen:
        Mailen som är i din mailinkorg ska du gå igenom på samma sätt som allt som ligger i din stora superinkorgen på ditt golv efter inventeringen. För vart och ett av mailen bestämmer du, är det här:
        Något du ska göra
        Något du ska läsa
        Något du ska delegera
        Något du ska slänga

        Gör det för alla dina mailinkorgar. Det här är egentligen ett skönhetsfel, det går inte rent tekniskt att få alla mail och alla saker som ska göras i samma inbox.

        Jobb/privat:
        Jag grupperar mina projekt efter privata projekt och jobbprojekt. Rent praktiskt i Omnifocus gör jag det genom två mappar. I ortodoxt renlärlig GTD så har du en enda projektlista, problemet för mig är att då får jag en ohanterligt lång projektlista, så mapparna hjälper mig enormt. Välj att göra det på det sätt som känns bäst för dig.

        Gört,
        Fritjof

        2011-12-08, klockan 21:44
      • avatar
        @Fritjof sa:

        Hej igen Tommy,

        Nu finns en uppdaterad bit i artikeln om email.

        //Fritjof

        2011-12-08, klockan 21:51
      • avatar
        @iceman65 sa:

        Tack Fritjof för ännu en bra artikel som vanligt :) Nu inser jag att jag har varit "GTD-kompatibel" sedan i början på 90-talet genom att leva efter DDD-regeln: Do Iit, Delegate it, Dump it.

        2011-12-09, klockan 11:11
      • avatar
        Tommy Sollén sa:

        Grymt. Snabbt och bra svar :)

        By the way, jag fick aldrig några notifieringar om svar trots att jag fyllde i det. Paj?

        2011-12-09, klockan 11:46
      • avatar
        Vecka 49 – Tillbaka! - PRODUKTION203 sa:

        [...] Social Business får saker gjort [...]

        2011-12-09, klockan 17:36
      • avatar
        Daniel Wahlberg sa:

        Ett upplägg som hjälpt mig mycket är att förutom ett mailarkiv också ha ett "korttidsarkiv". Där sparar jag allt som ska arkiveras, men som blir inaktuella. Jag rensar regelbundet bort inaktuella mail och får därmed mycket lättare att leta fram sånt som verkligen är relevant.
        My recent post Koll på projektets status?

        2011-12-12, klockan 00:48
      • avatar
        @Fritjof sa:

        Hej Tommy,

        Hm, bra att du säger till! Det får vi kolla på.

        Jag funderar på att flytta från IntenseDebate till Disqus, men det är inte helt trivialt att flytta alla hierarkier av kommentarer.

        //Fritjof

        2011-12-14, klockan 18:07
      • avatar
        @Fritjof sa:

        Stort tack. DDD låter som en bra regel. Klart kortare än min artikelserie. Jag kanske borde köra på den istället :)

        //Fritjof

        2011-12-14, klockan 18:08
      • avatar
        Peter sa:

        Väldigt glad att jag hittade din artikel. Känner verkligen igen mig i den här stressen av att vara tvungen att komma ihåg; att komma ihåg sakerna man måste göra.

        Har aldrig gått in så seriöst som du beskriver utan har mest hållit mina TODO-lists i telefonen eller på post-it lappar. Kan dock tänka mig att det gör en enorm skillnad om man verkligen samlar _allt_. Har redan börjat sortera mina email. Tack Fritjof för ännu en grym artikel, det här kan bli bra :)

        2011-12-17, klockan 23:36
      • avatar
        @Fritjof sa:

        Hallå Peter,

        Ja, det gör verkligen stor skillnad när man har 100% i sitt system och inte bara 95%. Framför allt skillnad i hur lugn man kan bli. Bra att du dragit igång med dina email. Om du har väldigt många (tusentals) email kan ett sätt vara att bara säga att: allt äldre än 4 månader, det är historia… ;)

        Grymt kul att höra att du gillar artikeln, you made my day!

        @fritjof

        2011-12-20, klockan 00:47
      • avatar
        GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done | Sociala medier för beslutsfattare sa:

        [...] GTD: Kom igång – De första stegen i Getting Things Done [...]

        2012-01-04, klockan 19:10
      • avatar
        GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet | Sociala medier för beslutsfattare sa:

        [...] GTD: Kom igång med Getting Things Done [...]

        2012-01-04, klockan 19:11
      • avatar
        GTD: 7 appar och mjukvara för Getting Things Done | Sociala medier för beslutsfattare sa:

        [...] GTD: Kom igång med Getting Things Done [...]

        2012-01-18, klockan 21:47
      • avatar
        Ulf sa:

        Hej, intressant, men en fråga; du skriver: "För varje action, skriv ned den kontext som krävs för att du ska kunna göra den. Det kan vara till exempel din dator, din mobil, din chef eller din livspartner."
        Jag får 99% av alla actions via e-post. Om jag drar mailet till en mapp "Actions" eller liknande, hur/var skriver man ner kontexten? Måste man flytta hela mailet från Outlook till ett GTD-system? Eller ta infon från mailet och skriva ett uppdragsdokument med mål, actions, resurser, etc?. Jag har över 1.000 olästa mail så det blir många uppdragsbeskrivningar… Eller jag kanske fattar trögt…. Men jag kämpar på….

        2012-02-13, klockan 20:30

      Vad har du för kommentar på det här?

      Additional comments powered by BackType